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1、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定。有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面不加“文件”二字，如國(guó)務(wù)院就有“國(guó)務(wù)院任免通知”紅頭形式，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來(lái)說(shuō)，行政機(jī)關(guān)的重要公文特別是上報(bào)的公文均應(yīng)加“文件”二字。病例一是個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知，不屬于特定公文，顯然不可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)寫(xiě)為“××市廣播電視大學(xué)文件”。
2、發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔 〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
3、盡管《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》就“發(fā)文字號(hào)”的用法、格式、標(biāo)準(zhǔn)，都作出了明確的規(guī)定，但是，“發(fā)文字號(hào)”在實(shí)際應(yīng)用中，仍然存在不規(guī)范的問(wèn)題，如病例一“×市電大學(xué)發(fā)（2001）008號(hào)”和病例二“滬教紀(jì)［2003］8號(hào)”。發(fā)文字號(hào)上常見(jiàn)的問(wèn)題有以下幾個(gè)方面。
