發函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報情況、征求意見、詢問或答復問題，請求批準和答復審批事項等。

發函主要用于與有關單位商洽公務，向有關單位詢問和請求批準事項等。按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。按發文目的分，函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函；復函則是為回復對方所發出的函。另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復事宜函、轉辦函、催辦函、報送材料函等等。

函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。