首先傳真和復(fù)印所利用的電子媒介是不一樣的，傳真利用的是傳真機，復(fù)印利用的是復(fù)印機。如果想要傳真一份紙質(zhì)文件的話，我們先需要把這份紙質(zhì)文件的內(nèi)容掃描下來，掃描之后這些內(nèi)容會變成電子信號，傳送到另一臺傳真機中。當(dāng)另一臺傳真機收到內(nèi)容的時候，傳真機能夠把接受到的電子信息逆向轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件之前的影像，然后再把這個紙質(zhì)文件打印下來就可以了。

復(fù)印的方法要比傳真的方法簡單一點，如果想要復(fù)印一份文件的話，我們只需要把這一份紙質(zhì)材料放到復(fù)印機上，注意要對齊紙張大小的標(biāo)記，不然很容易會印歪。然后按下相應(yīng)的按鈕，就能夠把這一份紙質(zhì)文件完整地復(fù)印下來了。

另外，傳真能夠當(dāng)成一種憑證使用，但是復(fù)印卻不能當(dāng)成一種憑證，它只能作為一種普通的紙質(zhì)文件。傳真是能夠查明出處的，所以由于距離的問題，公司雙方的代表無法當(dāng)面簽訂合同時，他們就會選擇以傳真的方式簽訂合同。因為傳真具有憑證的效力，所以即便是后來出現(xiàn)具有爭議的地方，也可以通過傳真文件來認(rèn)定。

雖然傳真的文件和復(fù)印的文件在表面上并沒有太大的區(qū)別，但是復(fù)印的文件只是一個普通的紙質(zhì)文件，復(fù)印機能夠起到的只是將一份紙質(zhì)文件完全復(fù)印下來的作用。而且，它也并不能像傳真那樣能夠查出出處在哪里。