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1、確定迎送規格。
通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。
2、掌握到達和離開的時間。
準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。
3、適時獻上鮮花。
迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，并保持花束整潔，鮮艷。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之后將花獻上。
4、不同的客人按不同的方式迎接。
對大批客人的迎接，可事先準備特定的標志，讓客人從遠處即可看清；對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，并自我介紹；而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。
5、留下一定時間。
客人抵達住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。
